Elke dinsdag presenteer ik een nieuwe tool die jouw werkzaamheden kan verbeteren. Vandaag gaan we het hebben over bid management tools. Maar wat is het precies? Wat kun je ermee? Wanneer is het handig om er een te gebruiken? Laten we het stap voor stap doornemen.
Wat is een bid management tool?
Een bid management tool is een combinatie van projectmanagement en een knowledge base tool die je helpt om sneller en effectiever bids, ofwel aanbestedingen en RFP’s (Request For Proposal), te beantwoorden.
Wat kun je ermee?
Het beantwoorden van RFP’s en aanbestedingen kost veel tijd en bevat vaak repetitieve taken. Met een bid management tool sla je al je schitterende teksten op in een database, waardoor je het proces van beantwoording met maar liefst 40% kunt versnellen.
Wanneer is deze tool interessant?
Als je regelmatig aanbestedingen of RFP’s beantwoordt, dan is deze tool een absolute must-have. Gemiddeld loont het al bij het beantwoorden van één bid per maand. Voor iedereen met een toegewijde bid manager in het team zou het eigenlijk al een standaard tool moeten zijn.
Hoe werkt het?
Een goede bid management tool bestaat uit twee componenten die nauw samenwerken:
- Een projectmanagement tool: Hierin worden alle vragen van de klant één voor één opgenomen. Deze vragen wijs je vervolgens toe aan schrijvers en reviewers.
- Een knowledge base: Deze bevat alle documenten (zoals certificaten) en eerder geschreven teksten.
Je vraagt je misschien af: “Maar alle vragen zijn toch anders? Hoe kan dit nou helpen?” Hoewel de vragen in RFP’s en aanbestedingen allemaal verschillend zijn, heb je met slimme tags en synoniemen vaak al 3/4 van de tekst tot je beschikking. Je hoeft het dan alleen nog maar aan te vullen. Dit bespaart enorm veel tijd.
Hoewel deze tools uitstekend werken als standalone tool, bieden ze vaak nog veel meer functionaliteiten als ze verbonden zijn met je CRM. Zeker de moeite waard om te onderzoeken!
Welke tools zijn er op de markt?
Er zijn veel bid management tools beschikbaar. Op de website van Stryfes vind je een vergelijking van verschillende tools. Naar onze mening zijn er drie die het vermelden waard zijn:
- Loopio: Volgens ons bij Stryfes de beste.
- RFPIO: De runner-up en marktleider.
- Altura: Hoewel deze nu nog alleen een hulpmiddel is voor Nederlandse aanbestedingen, ontwikkelt het zich zeer snel. Zeker een tool om in de gaten te houden.
Met deze kennis op zak kun je het nieuwe jaar ingaan met als doel om 40% sneller bids te beantwoorden. Succes!